皆さん、こんにちは❣桜H.Cの上田でございます(^^♪
今週の関西はずっと曇りや雨の予報💦台風も来ているようですね。
蒸し暑い日が続きますが、熱中症対策をしっかりとして、また今日から１週間頑張りましょう（￣︶￣）↗
さて、先日、NPO法人日本サービスマナー協会のオンライン公開講座のメール・ビジネス文書講座を担当いたしました。
ビジネスにおいてメールは、通信手段やコミュニケーション手段として必須のツールです。やはり、いつも多くのご質問をいただきます😀💭
その中でも一番多いご質問が、「RE:」についてです。
- そもそも「RE：」で引用返信をしてよいのか
- どこまで「RE：」で返信し続けたら良いのか
- 「RE：」で件名の変更をしてよいのか
確かに、悩むところですね🤔
では、一つずつ見ていきましょう。
１．そもそも「RE：」で引用返信をしてよいのか
はい、問題ございません。何についての返信なのか分かりやすくなります。
先方から届いたメールに関しては、引用返信した方がよいでしょう。
その際、件名につく「RE：」は消さずに送信しましょう。相手が自分の送ったメールに対して返信がきたとのことがわかりやすくなります。
２．どこまで「RE：」で返信し続けたら良いのか
何度もやりとりが続くと、「RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:RE:○○○の件」のように、「RE：」が増え件名の内容が一目で読みにくい状態になってしまいます。
このような時は「RE:」を一つだけ残して、他のRE:を削除するとよいでしょう。
目安としては３回以上続くと、適宜削除します。
ただし、内容が変わった際は件名を新しくして送信するようにしましょう。
途中で内容が変わっているのに、そのまま互いに引用返信し続けている方も多くいらっしゃいます。
そうなると、引用返信の利点が生かされず、双方、後から内容を追うことが大変になってしまいます。
３．「RE：」で件名の変更をしてよいのか
基本的には変更しないというのが、マナーです。それは、変更してしまうと相手の方が、後から内容を追うことが難しくなるからです。
ただし、お詫びや御礼など、そのメールの内容に対して、相手に思いを伝えたいときもありますよね。
そんな時、単に引用返信するよりも、
「【お詫び】RE:○○○〇の件」
のように、内容を変えず、その前に端的に付け足すなどしていただくと、相手の心に響きやすいでしょう。
※ちなみに、「RE：」は、Reply（返事）ではなく、「～に関して」という意味です。
いかがでしょうか？
何となく、これで良いかなと思って返信している方も多いのではないでしょうか？
マナーは相手に負担をかけさせない、相手が次の行動に移しやすいように配慮した行動のことです。
ですので、絶対にこうしなければならないという決まりはございません。
しかし、お互いにビジネスをスムーズに進めるためには、基準を知っておく必要はあるでしょう😀
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桜H.Cは日本サービスマナー協会主宰の接客サービスマナー検定取得講座の認定校です。１日で学習も含め、資格取得が可能な大変人気の講座を定期的に行っております。
また、企業様への出張研修やマンツーマンでの講座も承っております。社員研修やあなたの知りたいこと、身につけたいスキルがありましたら、ぜひお気軽にお問合せくださいませ。→ 桜H.Cホームページ
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